معماری

انتخاب و خرید تجهیزات پزشکی

يكي از مهم‌ترين وظايف هر مدير آزمايشگاه انتخاب و خريد تجهيزات مي‌باشد. انجام اين فرآيند علاوه بر اطلاعات فني محتاج توجه به عوامل متعدد ديگري است كه موجب پيچيدگي و دشواري آن مي‌گردد. عدم توجه به برخي پارامترها در خريد تجهيزات، دردسرها و مشكلاتي را موجب مي‌شود كه ضررهاي قابل توجه مالي تنها يكي از عوارض آن مي‌باشد. ذكر مثال‌هايي كه براي خيلي از مديران آزمايشگاه‌ها آشنا مي‌باشند ما را در بررسي موضوع ياري مي‌رساند:

مثال 1: آزمايشگاه- الف- كه روزانه در حدود 50 بيمار دارد براي ارتقاء كيفيت كار خود درصدد خريد يك دستگاه اتوآناليزر است. در بين برندهاي موجود بالاخره يك دستگاه انتخاب مي‌گردد. استدلال‌هاي مدير آزمايشگاه در مزيت اين گزينش عبارتند از:

  • قيمت دستگاه مناسب مي‌باشد.
  • شرايط پرداخت از دم قسط است.
  • بر خلاف بيشتر موارد ديگر دستگاه نو (و نه ريفربيشد) مي‌باشد.

ناگفته نماند كه زبان‌بازي و تبليغات بازارياب شركت عرضه كننده نيز تأثير بسيار زيادي در اين گزينش دارد.

دستگاه خريداري مي‌گردد و هنوز مدتي از راه‌اندازي آن نگذشته است كه مشكلات شروع مي‌شود. تكرار پذيري دستگاه غير قابل قبول و گاهي بشدت وحشتناك مي‌گردد. هر بار كه سرويسكار شركت مراجعه مي‌كند پس از شستشوي سيستم مشكل رفع شده اما پس از مدتي مجدداً همان وضعيت برقرار مي‌گردد. پس از بررسي مشخص مي‌شود از آنجا كه سيستم دستگاه بر مبناي فلوسل مي‌باشد اندك ذره فيبرين يا ذرات معلق ديگر مي‌توانند با ايجاد گرفتگي در آن تكرار پذيري خوانش را تحت تأثير قرار دهند. به هر حال از آنجائي‌كه جنس خريداري شده پس گرفته نمي‌شود لاجرم به شكل كج‌دار و مريز با آن رفتار مي‌گردد. اما مشكل اصلي از زماني شروع مي‌شود كه يكي از بازوهاي دستگاه محتاج تعمير مي‌گردد، اما شركت عرضه كننده امكان تعمير را منتفي مي‌داند و به جاي آن تعويض صورت مي‌گيرد كه هزينه آن حدود هشت درصد قيمت كل دستگاه است. مشكل در همين جا خاتمه نمي‌يابد؛ بازوي ديگر دستگاه هم در ماه بعد محتاج تعويض مي‌گردد و باز هم همان هزينه بالا. بالاخره هنوز دو سالي از خريد دستگاه نگذشته است كه به عنوان آهن پاره در ميان ساير لوازم اسقاطي جا خوش مي‌كند.

 

مثال 2– آزمايشگاه -ب- كه در يكي از شهرستان‌هاي گرمسيري است پس از بررسي‌هاي فراوان و مطالعه مشخصات فني اقدام به خريد يك دستگاه سل كانتر مي‌كند. دستگاه در بهمن ماه در آزمايشگاه نصب شده و مورد بهره‌برداري قرار مي‌گيرد. در چند ماه اوليه رضايت نسبي از دستگاه وجود دارد. در خرداد ماه متوجه بي‌ثباتي پارامترها به ويژهMCV مي‌شوند. مسئله به فروشنده منعكس مي‌گردد و پاسخ فروشنده اين است كه MCV دستگاه به دما حساس است و بايد دماي اتاق در حد 22 درجه ثابت بماند. مدير آزمايشگاه اقدام به نصب يك دستگاه كولر گازي در اتاق هماتولوژي مي‌كند، اما با اين وصف هم نمي‌تواند دماي محيط را به حد مطلوب مورد‌نياز سل كانتر برساند و لذا گرفتار كاليبراسيون‌هاي روزانه و تبعات ناشي از آن مي‌گردد.

مثال3– آزمايشگاه -ج- اقدام به خريد يك دستگاه…. مي‌نمايد. محلول‌هاي موردنياز دستگاه وارداتي بوده و تحويل آنها از سوي شركت عرضه كننده مرتب نمي‌باشد. پس ازمدتي تلفن‌هاي شركت جواب نمي‌دهند و جستجو براي يافتن مديران شركت بي‌نتيجه مي‌ماند.

مثال 4– آزمايشگاه –د- پس از بررسي‌هاي مقدماتي اقدام به خريد يك دستگاه اتوآنالايزر مي‌نمايد. پس از انعقاد قرارداد و پرداخت چك شركت، طرف قرارداد داشتن چاه ارت مناسب و يك دستگاه يوپي‌اس با قدرت بالا را شرط لازم جهت نصب اعلام مي‌كند. خريد يوپي‌اس يك هزينه پيش‌بيني نشده را در بر دارد و حفر چاه ارت به علت محذورات عملي غير ممكن است. بديهي است در صورت فراهم نشدن اين مقدمات هر گونه اعوجاج و نوسان در نتايج دستگاه به وجود اين عوامل نسبت داده خواهد شد.

مثال 5– آزمايشگاه –ه- واقع در يك شهرستان كوچك كه روزانه حدود سي بيمار دارد به دليل چشم و هم‌چشمي اقدام به خريد يك دستگاه ايمونوآنالايزر مي‌نمايد. نتايج ارائه شده توسط دستگاه در مقايسه با سيستم الايزا بسيار عالي است اما هزينه تمام شده در مورد بعضي تست‌ها از نرخ تعرفه هم بالاتر است. مضاف بر اينكه طول عمر كيت‌ها (شلف لايف) نسبتاً كوتاه بوده و لذا تست‌هاي كم مصرف را نمي‌توان انجام داد. ضمناً هزينه سرويس و نگهداري دستگاه حتي اگر كاركرد اندكي هم داشته باشد گران بوده و در مجموع اين دستگاه براي آزمايشگاه كوچك اقتصادي و مقرون به صرفه نمي‌باشد.

مي‌توان بر تعداد مثال‌هاي فوق افزود. قدر مسلم اين است كه تمامي مديران آزمايشگاه‌ها كه خريد تجهيزات را نيز بر عهده دارند مشابه اين تجربيات را به خاطر مي‌آورند و شايد مكرراً در خلوت خود يا در جمع دوستان از خريد يك تجهيز اظهار پشيماني و ندامت كرده‌اند.

آيا الگوريتم و روش خاصي را مي‌توان در خريد تجهيزات پيش گرفت تا انتخاب درستي انجام داده و مانع پشيماني گرديد؟ آنچه مسلم است هر فعاليتي چنانچه روشمند و حساب شده باشد نتايج بهتري به بار خواهد آورد. ما در اينجا سعي مي‌كنيم فرآيند خريد تجهيزات آزمايشگاهي را در چارچوبي منسجم و روشمند بيان كنيم. بديهي است كه مديران آزمايشگاه‌ها مي‌توانند مطالبي برآن بيفزايند و تجربيات خود را نيز در اين خصوص دخيل كنند.

 

فرآيند خريد تجهيزات

قبل از هر اقدامي بايد به يك سؤال پاسخ دهيم؛ اينكه نيازها و الزامات ما چيست و بر اين مبنا مشخصات دستگاه موردنياز ما چه بايد باشد؟

اين سؤال را با مثال بهتر مي‌توان توضيح داد؛ اگر ما قصد خريد يك دستگاه سل كانتر داريم ابتدا بايد تعداد سي‌‌بي‌سي‌هاي خود را در نظر بياوريم. بنابراين اولين خصوصيت سل كانتر مورد نظر ما بايد اين باشد كه در زمان قابل قبول بتواند نمونه‌هاي ما را انجام دهد. ضمناً بايد نگاهي هم به آينده و احتمال افزايش نمونه‌ها داشته باشيم و توان و سرعت سل كانتر را با احتمال افزايش نمونه‌ها منطبق كنيم. آيا محدوديت فضا و مكان داريم؟ چه مقدار فضا را مي‌توانيم به دستگاه مورد نظر اختصاص دهيم؟ و …

اگر بخواهيم يك چك ليست اوليه براي خودمان تهيه كنيم شايد جدولي به شرح ذيل مناسب باشد:

 

مورد نتيجه
تعداد نمونه و سرعت دستگاه
فضاي قابل تخصيص
سازگاري با مختصات محل مثل حساسيت به نوسانات برق، دما، رطوبت
ميزان سهولت اپراتوري
دقت و تكرار پذيري دستگاه
تكنولوژي به كار رفته
حداكثر قيمتي كه مي‌توانيم بابت دستگاه بپردازيم

 

پس از اين مرحله كه يك شناخت اوليه نسبت به نياز خود به دست آورديم بايد شركت‌هايي را كه عرضه كننده اين دستگاه مي‌باشند شناسايي نماييم و در مرحله بعد از شركت‌هاي مذكور بخواهيم سؤالات ذيل را در مورد دستگاه مورد نظر پاسخ دهند.

 

سؤالاتي كه بايد از فروشنده پرسيد:

1- مشخصات فني كامل دستگاه
2- نام برند و كشور سازنده
3- فروش جهاني دستگاه
4- سال ورود دستگاه به بازار و ميزان به روز بودن تكنولوژي آن
5- تعداد فروش دستگاه در كشور
6- مشخصات و تلفن مراكزي كه دستگاه را خريداري كرده‌اند.
7- قيمت و شرايط پرداخت
8- ملاحظه قرارداد / بررسي تعهدات فروشنده و جرايمي كه در صورت عدم اجراي قرارداد شامل حال فروشنده مي‌گردد.
9- مدت گارانتي و مواردي كه شامل گارانتي نمي‌شود.
10- هزينه نگهداري‏، مواد مصرفي و خدمات پس از فروش
11- تأييديه‌هاي داخلي و خارجي
12- تأثير پذيري از شرايط سياسي و تحريم‌ها

در مورد برخي از آيتم‌هاي فوق توضيحاتي لازم است:

برند و كشور سازنده: گاهي نام برند كافي است تا اطمينان نسبي از كيفيت دستگاه حاصل شود. البته هيچگاه صرفاً بر مبناي برند دستگاه نبايد تصميم گرفت چرا كه شرايط و الزامات محيطي عامل تعيين كننده‌اي است كه مستقل از برند عمل مي‌كند و بايد در محاسبات مد نظر باشد.

همچنين تعداد فروش جهاني دستگاه هم عاملي است كه به تصميم‌گيري ما كمك مي‌كند، اما مهم‌تر از آن تعداد فروش رفته در داخل است كه امكان سنجش عملكرد دستگاه در شرايط بومي را مهيا مي‌سازد، مضاف بر آنكه سنجش خدمات پس از فروش و ميزان مشتري مداري شركت عرضه كننده بيشتر قابل ارزيابي مي‌گردد.

گام بعدي استعلام از مراكزي است كه دستگاه را خريداري نموده‌اند تا ميزان رضايت از عملكرد دستگاه‏، خدمات پس از فروش‏، هزينه نگهداري و … مشخص گردد. اين مرحله از اهميت خاصي برخوردار است و به هيچ وجه نبايد آنرا از قلم انداخت.

سپس بايد جدولي مشابه جدول ذيل تهيه نموده و به مقايسه دستگاه‌هاي موجود پرداخت:

 

جدول مقايسه دستگاه‌هاي مشابه

دستگاه الف دستگاه ب دستگاه ج
اهميت يا وزن آيتم نمره آيتم نمره نهايي نمره آيتم نمره نهايي نمره آيتم نمره نهايي
اعتبار برند
كشور سازنده
برآوردن نياز با توجه به مشخصات فني
تعداد فروش جهاني
تعداد فروش در داخل كشور
خوشنامي شركت عرضه كننده
ميزان رضايت خريداران داخلي
قيمت و نحوه پرداخت
هزينه لوازم مصرفي و خدمات پس از فروش
تعهدات فروشنده و قرار‌داد
تأثير پذيري از تحريم‌ها و شرايط سياسي
تأييديه‌هاي داخلي و خارجي
نمره نهايي

 

همانگونه كه ملاحظه مي‌فرماييد براي آنكه قضاوت متكي بر محاسبه باشد مي‌بايست به آيتم‌هاي تعيين كننده مختلف نمره داد. براي يكنواخت شدن محاسبه مي‌توان نمره هر آيتم را بر حسب مطلوبيت از يك تا سه منظور كرد. به عبارت ديگر در صورتي كه ميزان مطلوبيت حداقل باشد نمره يك و در صورتي كه حداكثر باشد نمره 3 را منظور نمود، اما بايد توجه داشت كه وزن و اهميت آيتم‌هاي مختلف با هم برابر نيستند؛ به عنوان مثال تعداد فروش جهاني دستگاه اهميتي برابر با خوشنامي شركت عرضه كننده ندارد. پس برحسب تشخيص خود بايد اهميت هر كدام از اين آيتم‌ها را مشخص كرد، مثلاً از نظر يك خريدار ممكن است وزن تعداد فروش جهاني دستگاه برابر يك و وزن خوشنام بودن شركت عرضه كننده 5 باشد. پيشنهاد مي‌شود كه اهميت يا وزن هر آيتم را از 1 تا 5 نمره بدهيد. با اين حساب امتياز نهايي هر آيتم از حاصلضرب نمره وزن در نمره آيتم بدست مي‌آيد.

روش ذكر شده براي ترسيم يك نقشه راه جهت خريد تجهيزات با توجه به موقعيت بومي بوده هيچ جزميت و دگمي در آن وجود ندارد، لذا حك و اصلاح آن كاملاً ممكن و حتي مطلوب مي‌باشد.

حال كه سخن بدين جا رسيد ممكن است اين سؤال در ذهن برخي از خوانندگان ايجاد گردد كه چنانچه در خريد دستگاهي مغبون شده باشند به نحوي كه اطلاعات ارائه شده توسط شركت در خصوص دستگاه خلاف واقع بود و يا اينكه در حين عمل مشخص شد كه دستگاه فاقد كيفيت و كارآيي لازم مي‌باشد و يا اينكه نرخ خدمات پس از فروش و نگهداري غير متعارف باشد و يا اينكه شركت به تعهدات خود عمل ننمايد و … در اين صورت خريدار براي جبران ضرر و زيان خود چه كار مي‌تواند انجام دهد؟

پاسخ اين است كه گرچه به طور قانوني امكان شكايت از فروشنده در مراجع ذيصلاح وجود دارد اما عملاً كار زيادي نمي‌توان در اين خصوص انجام داد. لذا حكم عقل اين است كه سر چشمه را ببنديد، چاره حادثه را قبل از وقوع انجام دهيد و اولين قدم در اين راه اين است كه اولويت اول را در انتخاب هر دستگاه به خوشنامي و عملكرد فروشنده بدهيد. منبع اطلاعات شما در اين خصوص بايد نه ادعاهاي فروشنده بلكه قضاوت‌هاي خريداران باشد. آنچه گفته شد تنها بخشي از نكاتي است كه در خريد تجهيزات بايد مد نظر باشد. جزئيات بيشتري وجود دارد كه در مشورت با همكاران با‌تجربه مي‌توانيد از آنها بهرمند شويد.